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オンライン会議を意義あるものにするために!会議に参加する時のポイント

コロナ禍の中でオンライン会議やオンライン飲み会など、オンライン上のやりとりが以前よりも一般的になった。テレワーク・リモートワークなどの働き方も普及した。

オンライン会議を導入し、実践している企業も以前より増えたのではないだろうか。私の身の回りでも「現在実際にオンライン会議をしている」という人の話をちらほら聞く。

とても便利なものである反面、オンライン会議には限界もある。導入するのは問題ないが、試行錯誤しながら工夫する必要があるのも確かだ。

この記事ではオンライン会議に参加するときのポイントについて解説する。

室内の明るさを調節する

自分が思っている以上に、オンライン会議では自分の表情が相手に伝わりにくい。しっかりと自分の意見を主張するためにも自分の表情がはっきりと相手に伝わるよう室内の明るさは調節するようにしよう。

室内の照明が顔全体にあたる場所を選んでログインするだけでもかなり印象が変わる。ノートパソコンなどを使用しており移動ができる場合は適宜場所を変えるようにしよう。

部屋の明かりをつけていても窓からの光で逆光になってしまうこともある。逆光の場合、顔全体が影に包まれ真っ黒になるため相手は自分の表情を見分けることができなくなってしまう。

部屋全体が薄暗いと鼻の下や顔の凹凸によって影がはっきりと現れ、顔色が悪い印象になる。さらにパソコン内蔵のカメラの場合は画質が荒いことも多いため、全体の印象が不気味になってしまう恐れもある。

自分の顔を上手に照らせるよう光を調節しよう。

備考
最近人気を集めているライブ配信などのアプリを使って発信している人は、顔を照らすための専用のライトを使用している。個人的にはオンライン会議でここまでの設備は必要ないとは思うが、少しでも印象をよくしたいという人は使ってみよう。

参加者を確実に把握する

誰が会議に参加しているのかを確実に把握した上でオンライン会議には参加するようにしよう。参加者がお互いを認識していない場合、スムーズに会議が進められないこともある。

通常の会議とは異なり、オンライン会議ではお互いの顔を直接確認できないため参加者の把握が難しい。事前に配られた資料や、ツール上での機能を使うことで参加者を確認できる。

お互いの顔を確認できるようパソコンの画面の配置を工夫するのもおすすめだ。会議ツールによっては話者をクローズアップして画面に表示させたり、全員の顔を並べて表示させたりすることができるものもある。時と場合に応じて機能を使い分けることによってより相手の言いたいことを理解できるようになるだろう。

会議の目的を事前に共有しておく

これはリアルな場での会議でも言えることだが、事前に会議の目的を把握した上で参加するようにしよう。目的が明確になっていない会議はただの時間の無駄になってしまう。

直接会うことが少なくなるテレワークでは情報の共有が難しくなることもある。会議用ツール以外にもオンラインで仕事を行う上で便利なサービスはたくさん存在するのでこうしたツールを使って情報共有をこまめに行うようにしよう。

リアルな会議と比べてオンライン会議は会議の進行がまとめにくい。参加者全員が会議の目的を深く理解していない場合、会議が全くまとまらなくなることもある。逆に参加者全員が沈黙したままという自体にもつながりかねない。

通常の会議以上にオンライン会議では参加者一人ひとりの主体性が求められる。事前に資料に目を通すなどして会議の目的を明確にした上で参加する必要がある。

開始時間を守って入室する

会議の開始時間はしっかりと守った上で入室するようにしよう。普段の仕事でも時間を守ることを重視している会社は多いが、オンライン会議の場合は特に時間に厳しくなる。

主催者は参加者が全員集まったかどうかを確認した上で会議を始めたいと思っている。他の参加者も誰が会議に出ているのかを把握したい。予告もなく途中で出入りがあると結局誰が会議に参加しているのかが分かりにくくなってしまう。

時間通りに入室するためにも、事前の準備が必要になる。入室に必要なURLやパスワードはあらかじめ控えておくようにしよう。パソコン上のメモツールを使うといつどの会議で必要なURL・パスワードなのかを整理しやすいのでおすすめだ。

適度にリアルな場での交流を維持する

やはりオンライン上でのコミュニケーションはリアルな場でのコミュニケーションには遠く及ばない。伝えられる情報量にオンラインではどうしても限界がある。

こうした限界を埋めるためにも、適度にリアルな場での交流を維持するようにこころがけよう。とりあえず直接顔を合わせるだけでも伝えられる情報量は格段に増える。例え無駄な時間と感じられたとしても、実はとても重要な時間なのだ。

まとめ

オンラインでのやりとりが一般的になる中で、今までチャンスが得られなかった人が活躍の場を得られるようになるといったことも増えている。オンライン上で仕事が可能になったことに、さまざまなメリットを感じている人も多いだろう。

一方でオンライン上でのやりとりに限界を感じている人も多いのではないだろうか?実際、オンライン上では例えビデオ会議などであっても自分が思っていることを伝えにくくなってしまう。

だからこそ、オンライン会議に参加する際には工夫が必要になってくる。試行錯誤しながら快適に会議に参加できる方法を探してみよう。

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